OTOMATISASI KANTOR

Otomatisasi kantor adalah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan antara komunikasi informal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitasnya. Sistem otomatisai kantor didefenisiskan sebagai sistem informasi berbasis teknologi komunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusika pesan, dokumen dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja dan organisasi.

A.   Manfaat Otomatisasi kantor

1. Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat
2. Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar
3. Memerlukan sedikit tempat menyimpan data
4. Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal

B.   Tujuan Otomatisasi Kantor

1. Penggabungan penerapan tekonologi
2. memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
3. Meningkatkan produktifitas dan efektivitas pekerjaan
4. Otomatisasi kantor memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.
5. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

C.   Macam-Macam System Otomatisasi Kantor

1.    System Komunikasi Elektonik

System komunikasi elektronik (electronic communication system ) merupakan system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, kelompok kerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voice mail, facsimile dan bulletin board system.

2.    System Kolaborasi Elektronik

Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama.

3.    System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik

System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik document management, presentase graphics dan multimedia presentation.

4.    System Pengolahan Kantor

System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik.

5.    Sistem Elektronik Formal

Didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM.

6.    Sistem Elektronik Informal

Tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS.

D.   Jenis – jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor yaitu :

1.    WORD PROCESSING (Pengolahan Kata)

2.    ELECTRONIK MAIL (Surat Elektronik)

3.    VOICE MAIL

4.    ELECTRONIC CALENDARING (Kalender Elektronik)

5.    AUDIO CONFERENCING (Komferensi Audio)

6.    VIDEO CONFERENCING (Konferensi Video)

7.    COMPUTER CONFERENCING (Konferensi Komputer)

8.    FACSIMILE TRANSMISSION / FAX (Transmisi Faksimil)

9.    VIDEOTEXT

10. IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL (pencitraan)

11. DESKTOP PUBLISHING

                                                           

         REFRENSI

Mulyasih, Titin. 2013  otomatisasi kantor. http://titinmulyasi.blogspot.com/2013/04/otomatisasi-kantoroffice-automation.html. Diakses 25 Maret 2015

Dino, Anugerah. 2014 Pengertian otomatisasi Perkantoran. http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/pengertian-otomatisasi-perkantoran.html. Diakses 25 Maret 2015