PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PERKANTORAN

A.     Pengertian Otomatisasi Perkantoran

      Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Asal mula otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegaitan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.     

Otomatisasi perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan

B.     Kategori pemakai otomatisasi perkantoran

Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :

1.      Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.

2.      Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secra bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3.      Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4.      Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

C.     Tujuan Otomatisasi Perkantoran

Meningkatkan produktivitas kerja melalui:

1.      Meminimalkan atau Penghindaran Biaya, Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

2.      Pemecahan Masalah Kelompok, Otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.

3.      Pelengkap Bukan Pengganti, Otomatisasi Perkantoran tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional - percakapan tatap muka, percakapan telepon, peasn tertulis pada memo, dan sejenisnya.

4.      Penggabungan dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon,komputer, jaringan internet, satelit, dll.

5.      Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor, produk Otomatisasi Perkantoran memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.

D. Konsep-konsep Otomatisasi Kantor

1.      Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

2.      Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.

3.      Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

4.      Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.

E.     Manfaat Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor terkait dengan berbagai komponen dalam menangani informasi mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Berikut ini beberapa manfaat yang diperoleh perusahaan dalam pemanfaatkan sistem otomatisasi perkantoran:

1.      Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat

2.      Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar

3.      Memerlukan sedikit tempat menyimpan data

4.      Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal

F.      Telekomunikasi

Telekomunikasi atau Komunikasi Jarak Jauh adalah komunikasi yang dilakukan dengan menggunakan peralatan dan sistem telekomunikasi yang mentransmisikan sinyal optik atau elektronik dari satu tempat ketempat lainnya yang saling berjauhan. dengan adanya telekomunikasi dapat memungkinkan untuk menghubungkan orang dari suatu tempat, kota, negara bahkan benua sekalipun dengan seseorang lainnya. dengan adanya telekomunikasi kita dapat mengirimkan berita, data, informasi dan hiburan ketempat yang jauh.

G.    Personal Computer

Personal Computer adalah seperangkat komputer yang digunakan oleh satu orang saja / pribadi. Biasanya komputer ini adanya dilingkungan rumah, kantor, toko, dan dimana saja karena harga PC sudah relatif terjangkau dan banyak macamnya.

Fungsi utama dari PC adalah untuk mengolah data input dan menghasilkan output berupa data atau informasi sesuai dengan keinginan user (pengguna).

Macam – macam Personal Computer

v    Hardware (perangkat keras)

Hardware adalah sekumpulan komponen perangakat keras komputer yang secara fisik bisa dilihat, diraba, dirasakan. Hardware ini dibagi menjadi 5 (lima) bagian, yaitu:

1.      Input Device, peralatan masukkan (Keyboard,mouse,dll),

2.      Process Device, peralatan proses (processor, motherboard, ram, dll),

3.      Output Device, peralatan keluaran (Monitor, Printer, dll),

4.      Storage Device, peralatan penyimpan (harddisk,flashdisk, dll),

5.      Peripheral Device, peralatan tambahan (WebCam, modem, dll),

v   Software (perangkat lunak)

Software adalah program yang berisi instruksi/perintah sebagai pelantara yang menghubungkan (menjembatani) antara hardware dan brainware (perangkat manusia) sehingga dapat menghasilkan informasi yang diinginkan brainware. Software dapat dikategorikan menjadi dua kelompok.

§  Software Operating System (OS), Contohnya adalah Windows, Linux, Dos, Android, dll. Tanpa adanya Operating System ini, maka hardware hanyalah benda mati yang tidak bisa digunakan.

§  Software Application System, Contohnya adalah Ms. Office, Open Office, Adobe Photoshop, Corel Draw, Program Database, Program Utilities, dll.

v    Brainware (Perangkat Manusia/pengguna/user)

Brainware adalah perangkat yang mengoperasikan dan menjalankan perangkat lunak yang ada didalam komputer. Bukan hanya itu, ternyata brainware itu bukan hanya orang yang menggunakan komputer saja, namun orang yang merasakan manfaat dari komputer pun bisa di katakan Brainware. Contohnya adalah siswa/i dikelas yang sedang memperhatikan presentasi yang dibawakan oleh gurunya dengan menggunakan Laptop dan Projector. Siswa/i ini secara tak sadar disebut juga sebagai brainware karena melihat hasil (informasi) pelajaran yang disampaikan gurunya. Brainware dikelompokkan menjadi beberapa kategori mulai dari pembuat program (programmer), Technical Support, Designer Graphic, Operator, sampai user paling awam sekalipun.

H.   Email

E-mail adalah pengiriman file hasil ketikan menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

Terdapat 2 jenis email yang sering digunakan secara umum, dan kedua jenis email tersebut dapat digunakan secara gratis, email tersebut berekstensi @gmail dikeluarkan oleh Google, dan @ymail yang dikeluarkan oleh Yahoo

Kedua alamat email tersebut memiliki perbedaanya masing-masing. Namun kali ini kita tidak membahas perbedaan keduanya melainkan kelebihan dan kekurangan penggunaan email dalam kehidupan sehari-hari.

I.       Teleconference 

Teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi.

Sistem telekomunikasi dapat mendukung teleconference karena menyediakan satu atau lebih dari berikut ini: audio, video, dan / atau layanan data oleh satu atau lebih berarti, seperti telepon, komputer , telegraf, teletip, radio, dan televisi.

Di Indonesia, terdapat beragai layanan teleconference melalui telepon baik fixed maupun mobile (Audio Conference) yang mempunyai kemampuan untuk melayani percakapan sampai 30 pemanggil dalam satu konferensi. Jumlah peserta dapat diatur sesuai dengan keinginan penyelenggara konferensi. Sistem conference atau konferensi juga bisa dilengkapi dengan PIN (Personal Identification Number) sehingga menjamin kerahasiaan suatu konferensi dari pemanggil yang tidak diundang dalam telekonferensi atau teleconference tersebut.

J.      Macam macam aplikasi Otomatisasi Perkantoran

1.      Word Processing

Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.

Contoh software : (diambil 1 saja dan free download) OpenOffice.org

2.      Electronic Mail

Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.

3.      Voice Mail

Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.

Contoh software: Voice Connector

4.      Electronic Calendaring

Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.

5.      Audio Conferencing

Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi oa pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

Contoh software : FireWire

6.      Video Conferencing

Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.

Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada peralatan yang digunakan ), yaitu :

§  Video satu arah dan audio satu arah

§  Video satu arah dan audio dua arah

§  Video dan audio dua arah

7.      Computer Conferencing

Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi. Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada dikotayang berlainan.

Contoh aplikasi sama seperti AUDIO CONFERENCING.

8.      Facsimile Transmission

Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.

9.      Videotext

Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.

10.  Image Storage And Retrieval

Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan.

Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

Contohnya : situs penyedia seperti photobucket

11.  Desktop Publishing

Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif.

REFERENSI

Dhee, rininda. 2013, Otomatisasi Kantor (Office Automation), [online] (http://rininda.blogspot.com/2013/03/otomatisasi-kantor.html, diakses tanggal  6 April 2015)

Tasha, Diana. 2014, Otomatisasi Perkantoran, [online], (http://tashamanagement.blogspot.com/2014/11/otomatisasi-perkantoran.html, diakses tanggal 6 April 2015)

Dino, Anugerah. 2014, Jenis-jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor, [online], (http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/jenis-jenis-aplikasi-otomatisasi-kantor.html, diakses tanggal 6 April 2015 )