OTOMATISASI KANTOR

Otomatisasi kantor adalah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan antara komunikasi informal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitasnya. Sistem otomatisai kantor didefenisiskan sebagai sistem informasi berbasis teknologi komunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusika pesan, dokumen dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja dan organisasi.

A.   Manfaat Otomatisasi kantor

1. Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat
2. Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar
3. Memerlukan sedikit tempat menyimpan data
4. Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal

B.   Tujuan Otomatisasi Kantor

1. Penggabungan penerapan tekonologi
2. memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
3. Meningkatkan produktifitas dan efektivitas pekerjaan
4. Otomatisasi kantor memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.
5. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

C.   Macam-Macam System Otomatisasi Kantor

1.    System Komunikasi Elektonik

System komunikasi elektronik (electronic communication system ) merupakan system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, kelompok kerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voice mail, facsimile dan bulletin board system.

2.    System Kolaborasi Elektronik

Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama.

3.    System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik

System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik document management, presentase graphics dan multimedia presentation.

4.    System Pengolahan Kantor

System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik.

5.    Sistem Elektronik Formal

Didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM.

6.    Sistem Elektronik Informal

Tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS.

D.   Jenis – jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor yaitu :

1.    WORD PROCESSING (Pengolahan Kata)

2.    ELECTRONIK MAIL (Surat Elektronik)

3.    VOICE MAIL

4.    ELECTRONIC CALENDARING (Kalender Elektronik)

5.    AUDIO CONFERENCING (Komferensi Audio)

6.    VIDEO CONFERENCING (Konferensi Video)

7.    COMPUTER CONFERENCING (Konferensi Komputer)

8.    FACSIMILE TRANSMISSION / FAX (Transmisi Faksimil)

9.    VIDEOTEXT

10. IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL (pencitraan)

11. DESKTOP PUBLISHING

                                                           

         REFRENSI

Mulyasih, Titin. 2013  otomatisasi kantor. http://titinmulyasi.blogspot.com/2013/04/otomatisasi-kantoroffice-automation.html. Diakses 25 Maret 2015

Dino, Anugerah. 2014 Pengertian otomatisasi Perkantoran. http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/pengertian-otomatisasi-perkantoran.html. Diakses 25 Maret 2015

ALAT KOMUNIKASI KANTOR

Alat komunikasi kantor merupakan salah satu peralatan yang sangat penting dan dibutuhkan pada saat ini. Perusahaan berkomunikasi dengan perusahaan yang lainnya.Karena vitalnya fungsi alat komunikasi ini, sering sekali kantor memiliki lebih dari satu jenis alat komunikasi. Hal ini karena perusahaan tidak ingin kehilangan pelanggan hanya di karenakan komunikasi tidak lancar. Begitu juga pimpinan terhadap para karyawan.

Ada beberapa macam alat komunikasi kantor berikut ini beberapa peralatan komunikasi pada kantor:

1.    Telegraf

Telegraf adalah alat komunikasi yang menggunakan peralatan listrik untuk mengirimkandan menerima sinyal sesuai dengan kode dalam bentuk pulsa listrik.

Kelebihan

a.    Mesin telegraf adalah mesin yang dapat mengirimkan pesan dalam waktu sekejap dengan menggunakan kawat

Kekurangan

b.    Berita yang dikirimkan dalam bentuk titik dan garis sandi Morse sampai ke kota tujuan dengan cepat tapi pesan hanya dapat diserahkan ke alamat penerima melalui pos surat biasa

Kelemahan

a.    Biaya yang diperlukan sangatlah mahal

2.    Telepon

Telepon adalah peralatan yang mengubah suara menjadi energi listrik danmengirimkannya melalui kabel jaringan telepon dan sebaliknya mengubah energi listrik dari kabel jaringan telepon menjadi suara.

Kelebihan Telp

a.    Pesan/informasi cepat tersampaikan

b.    Penelpon dapat di kenali atau di bisa di pastikan melalui suara penelpon

c.    Nomor penelpon dapat di rahasiakan (private nomor)

Kekurangan

a.    Tidak dapat ditinjau atau di dengar kembali atau sulit di buktikan kebenarannya

b.    Biaya yang Mahal

c.    Tidak praktik dan efisien

3.    Telepon Genggam (Handphone)

Handphone atau telepon genggam merupakan generasi baru dari telepon, jika telepon hanya digunakan pada kantor atau rumah (karena sifatnya menggunakan kael telepon), maka untuk mengantisipasi kegiatan pegawai yang semakin sibuk bahkan sampai ke luar ruangan, maka alat komunikasi portable yang bebas digunakan dimana pun mutlak diperlukan.

Kelebihan

a.    Dapat di lihat atau di tinjau berulang-ulang isi sms-nya

b.    Lebih hemat biaya

c.    lebih mudah di buka kapan saja dan di mana saja tanpa menggangu kondisi dan situasi tempat.

Kekurangan

a.    Lamban tersampaikan, terutama saat mengirim ke operator yang berbeda

b.    Pengirim tidak dapat di pastikan, karena tidak ada bukti fisik dari pengirim sms

c.    Nomor pengirim tidak dapat di rahasiakan

4.    Faksimili (Faks)

Faximile atau sering disebut fax merupakan alat komunikasi yang dapat mengirimkan "copian" surat dengan mudah. Faximile menggabungkan kombinasi telepon dan surat. Cara kerja faximile adalah dengan men-scan surat yang sudah dicetak kemudian mengirimkan file hasil scan tersebut kepada mesin fax yang dituju.

Kelebihan

a.    Pengiriman suatu dokumen ke tempat yang jauh dalam waktu singkat.

b.    Lebih hemat biaya

Kekurangan

a.    Kualitas dokumen kurang bagus

5.    Intercom/Aiphone

Suatu perusahaan yang memiliki unit bagian yang banyak. Cara kerja intercom Intercom merupakan singkatan dari inter comunication. Intercom sangat dibuhkan pada sama seperti telepon, yang membedakannya adalah pada intercom tidak memerlukan sambungan telepon berbayar (tidak terkena biaya). Sehingga penggunaanya sangat hemat.

Kelebihan Intercom:

a.    Dapat mempermudah dan mempercepat komunikasi antar karyawan.

b.    Dapat digunakan untuk komunikasi dua arah.

Kekurangan Intercom:

a.    Jangkauan intercom terbatas atau sedang.

b.    Jangkauan intercom relatif pendek.

6.    E-mail

E-mail adalah salah satu sarana komunikasi yang berbasis online yang memungkinkan  kita saling  berkomunikasi, saling bertukar data, dan sebagainya.

Kelebihan:

a.    Pengiriman e-mail dapat berlangsung dengan cepat

b.    Pengirimana e-mail relatif sangat murah dibandingkan dengan menggukan perangko.

c.    Aman karena ada passwordnya.

d.    Reliabel : e-mail dapat disimpan di e-mail server, e-mail tidak akan hilang kecuali bila dihapus.

e.    e-mail dapat dikirim ke seluruh dunia.

f.      Memungkinkan pengiriman pesan berformat multimedia

Kelemahan

a.    Rawan Penyadapan

b.    Adanya kemungkinan pemalsuan identitas

c.    Respon terlambat.

d.    Harus menggunakan koneksi Internet.

7.    LCD  Proyektor 

LCD (Liquid Crystal Display) Projektor adalah alat penyampaiinformasi dengan cara menampilkaninformasi tersebut dalam sebuah presentasi di layar yang besar sehingga pesan yang disampaikanterasa lebih menyenangkan bagi penerimanya.

Kelebihan

a.     warna yang dihasilkan lebih baik, utamanya untuk saturasinya.

b.     LCD juga menghasilkan gambar yang lebih tajam dibanding DLP.

c.     Cahaya lebih efisien.

d.     Konsumsi daya listrik lebih rendah.

Kelemahan

a.     Pixelisasi yang terlihat oleh mata/tampilan kurang halus.

b.     Contrast rasio masih rendah.

c.     Harus membersihkan saringan udara secara berkala

d.     Bentuk fisik lebih besar dan berat

8.    Proyektor OHP

Overhead Projector (OHP) adalah alat yang digunakan untuk menjelaskan presentasi secara visual. OHP adalah media komunikasi visual yang dipergunakan untuk memproyeksikan tulisan atau gambar pada transparancy film yang diletakkan diatas OHP ke layar, sehingga memperoleh hasil proyeksi yang lebih jelas dan besar.

Kelebihan

a.     Mudah dioperasikan

b.     Tidak perlu mengubah cahaya lampu

c.     Kemampuan memproyeksikan benda nyata

d.     Bebas polusi

Kelemahan

a.    Memerlukan persiapan yang matang dan terencana

b.    Urutan OHP mudah kacau, karena merupakan urutan yang lepas.

c.    OHP merupakan hal yang tak dapat dipisahkan, karena sebuah gambar dalam kertas biasa tidak bisa diproyeksikan melalui OHP.

d.    Membutuhkan keterampilan khusus untuk menuangkan pesan atau ide-ide yang baik pada transparansi, sehingga mudah dicerna oleh penerima pesan atau pembelajar.

9.    Switch board,

Switch boardadalahalat komunikasi yang terdiri dari papan panel yang lebar, yang di dalamnya terdpat saklar-saklar dan istrument yang lain yang berfungsi untuk menyampaikan pesan (informasi) dari satu tempat ke tempat lain.

10. Mikrofon (michrophone)

Michrophone adalah suatu jenis tranduser yang mengubah energi-energi akustik (gelombang suara) menjadi sinyal listrik. Mikrofon digunakan pada beberapa alat seperti telepon, alat perekam, alat bantu dengar, pengudaraan radio serta televisi, dan sebagainya. Pada dasarnya mikrofon berguna untuk membuat suara yang berintensitas rendah menjadi lebih keras.

REFRENSI

Dino, Anugerah. 2015 Alat Komunikasi Kantor. http://anugerahdino.blogspot.com/2015/02/alat-komunikasi-kantor.html. Diakses 19 Maret 2015

Bagis, Laila. 2013 Media Komuniksi Modern Serta Kelebihan dan Kekurangannya. http://lailabagis.blogspot.com/2013/07/media-komunikasi-modern-serta-kelebihan_28.html. Diakses 19 Maret 2015

Achmad, Teguh. 2012 Kekurangan dan Kelebuhan alat komunikasi Kantor. http://teguh-999.blogspot.com/2012/08/kekurangan-dan-kelebihan-alat.html. Diakses 19 Maret 2015

Fauziah, Syifa 2014 Peralatan Mesin Komunikasi Kantor. http://ziahhh.blogspot.com/2014/01/peralatanmesin-komunikasi-kantor.html. Diakses 20 Maret 2015