Mengolah Query

MENGOLAH QUERY

PENGERTIAN QUERY

Query adalah kemampuan untuk menampilkan data dari database untuk diolah lebih lanjut yang biasanya diambil dari tabel tabel dalam database. Pengertian query yang lain adalah pertanyaan (question) atau permintaan (order) informasi tertentu daru sebuah database yang tertulis dalam format tertentu. Query dapat didefinisikan sebagai perintah-perintah untuk mengakses data pada database atau basis data. Sehingga secara garis besar, Pengertian query adalah bahasa yang digunakan untuk memanipulasi, mengubah, menambahkan, mengatur sesuatu atau data dalam database.

JENIS QUERY

Query digunakan untuk melihat, mengubah, dan menganalisa data dalam berbagai cara. Selain itu, query dapat digunakan sebagai record source untuk form, report, dan access data pages. Ada beberapa jenis query dalam Microsoft Access.

ü  Select query

Sebuah select query adalah jenis query yang paling umum. Query ini mengambil data dari satu atau lebih tabel dan menampilkan hasilnya dalam datasheet dimana Anda dapat mengupdate record (dengan beberapa pembatasan). Anda juga dapat menggunakan select query untuk membuat mengelompokkan data dan menghitung jumlah dengan sum, menghitung dengan count, menghitung rata-rata, dan menghitung total.

ü  Parameter query 

Sebuah query parameter adalah bahwa ketika query dijalankan akan menampilkan kotak dialog yang meminta Anda untuk mengisi parameter atau nilai variabel, seperti kriteria untuk mengambil record atau nilai yang ingin Anda masukkan dalam lapangan. Anda dapat merancang query yang meminta Anda untuk memesukkan lebih dari satu informasi, misalnya, Anda dapat merancang parameter query untuk dua tanggal. Akses kemudian dapat mengambil semua record yang berada diantara dua tanggal.

Parameter query juga berguna bila digunakan sebagai record source untuk form, report, dan access data page. Sebagai contoh, Anda dapat membuat laporan penghasilan bulanan berdasarkan parameter query. Ketika Anda mencetak laporan, Access akan menampilkan kotak dialog yang meminta untuk mengisi bulan yang akan ditampilkan pada laporan tersebut. Anda memasukkan bulan dan Akses mencetak laporan yang sesuai dengan kriteria bulan.

ü  Crosstab query

Anda menggunakan crosstab query untuk menghitung dan restrukturisasi data agar analisis data lebih mudah. Crosstab query menghitung jumlah sum, rata-rata, jumlah count, atau jenis lain dari total data yang dikelompokan oleh dua jenis informasi - satu di sisi kiri dari datasheet dan yang lain di bagian atas.

ü  Action query

Sebuah action query adalah query yang membuat update pada banyak record hanya dalam satu operasi. Ada empat jenis action query:

·         Delete Queries 

·         Update Query 

·         Append Query 

·         Make-Table 

ü  Query  SQL query

Sebuah query SQL adalah query yang anda buat dengan menggunakan pernyataan SQL. Anda dapat menggunakan Structured Query Language (SQL) untuk query, memperbarui, dan mengelola database relasional seperti Access.

Bila Anda membuat sebuah query dalam query Design view, Akses akan membuat SQL yang setara di belakang layar untuk Anda. Jika Anda ingin, Anda dapat melihat atau mengedit sintak SQL pada SQL view. Namun, setelah Anda membuat perubahan untuk query dalam tampilan SQL, query mungkin tidak ditampilkan dengan cara sebelumnya dalam tampilan Design.

Beberapa query SQL, yang disebut query SQL-spesifik, tidak dapat dibuat dalam desain grid. Untuk pass-through, data-definition, dan union query, anda harus membuat pernyataan SQL secara langsung dalam SQL view. Untuk subqueries, anda masuk ke SQL di dalam field atau baris Kriteria pada desain query.

MENGOLAH QUERY

Dengan query, Anda selain dapat menggabungkan beberapa tabel ke dalam suatu query, mengurut data, menyaring (filter) data sesuai dengan kriteria yang diinginkan, juga Anda dapat menambahkan field dengan rumus (formula) baik perhitungan matematika maupun dengan menggunakan fungsi-fungsi dalam Microsoft Excel, seperti fungsi logika IF dan String.

1.        Menambah Field dengan Rumus (Formula)

Di dalam query, Anda dapat menambahkan field baru dengan rumus atau fungsi-fungsi untuk menghitung suatu nilai dalam database. Sebagai contoh, Anda dapat menambahkan field baru TOTAL HARGA yaitu perkalian antara HARGA dikalikan UNIT. Maka pada jendela desain query, Anda tambahkan field baru di kolom terakhir yaitu dengan mengetikkan rumus TOTAL HARGA : [HARGA]*[UNIT] seperti yang tampak di bawah ini :

                Jika ditampilkan, maka akan muncul hasilnya seperti berikut :

                Catatan :

ü  Jika yang muncul hasilnya berupa simbol # pada field TOTAL HARGA, artinya lebar kolomnya tidak mencukupi, silakan Anda rubah lebar kolomnya.

ü Anda dapat memasukkan field baru misalnya DISCOUNT yaitu 5% dikalikan TOTAL HARGA.

2.        Fungsi Logika

Di dalam dunia kerja, sering kita jumpai permasalahan yang tidak dapat diselesaikan hanya dengan menggunakan perumusan sederhana. Bahkan sering terjadi suatu permasalahan dengan menawarkan beberapa alternatif pemecahan tergantung pada ketentuan yang berlaku untuk masing-masing pemecahan.

Permasalahan semacam ini di dalam Microsoft Access dapat diselesaikan dengan menggunakan fungsi Logika. Salah satu fungsi yang sering digunakan untuk memecahkan permasalahan yang menyangkut peristiwa-peristiwa logika yaitu dengan fungsi IIF. Sedangkan fungsi-fungsi yang lain dimanfaatkan untuk membantu mengoptimalkan kegunaan fungsi IIF ini.

Dengan operasi logika ini, Microsoft Access dapat melakukan penilaian apakah suatu pernyataan itu Benar (True) atau Salah (False).

ü  Ekspresi atau Pernyataan Logika

Jika Anda menggunakan operasi logika, biasanya diperlukan adanya ekspresi atau pernyataan logika. Untuk menggunakan ekspresi atau pernyataan logika, diperlukan salah satu operator relasi (operator pembanding).

ü Operator Relasi

Yang termasuk operator relasi yang sering digunakan di dalam pernyataan logika, diantaranya adalah sebagai berikut :

Selain pengujian fungsi-fungsi logikan dengan menggunakan operator relasi, Anda juga dapat memanfaatkan operator logika, di mana operator ini akan menentukan hubungan antara elemen-elemen yang diuji. Di dalam penggunaannya, fungsi logika sering digunakan bersamaan dengan fungsi yang lainnya.

ü Fungsi Logika AND

Fungsi AND akan akan menghasilkan TRUE, apabila argumennya BENAR, dan akan menghasilkan FALSE jika salah satu atau beberapa argumennya SALAH.

Contoh Operator Logika AND : DISCOUNT : IIf([NAMA MOBIL]="AVANZA" And [UNIT]>=10,0.05,0)*TOTAL HARGA

                                Dapat dilihat seperti gambar berikut :

               

Jika ditampilkan, maka akan muncul hasilnya seperti berikut :

ü Fungsi Logika OR

Fungsi OR akan menghasilkan TRUE (atau menjalankan pilihan) bila hasilnya BENAR, sebaliknya akan menghasilkan FALSE (atau tidak menjalankan pilihan) bila hasilnya SALAH.

Contoh Operator Logika OR :

HARGA SATUAN : IIf([NAMA MOBIL]="AVANZA" Or [NAMA MOBIL]="JAZZ",150000000,200000000)

Dapat dilihat seperti gambar berikut :

Jika ditampilkan, maka akan muncul hasilnya seperti berikut :

ü Fungsi Logik IIF

Fungsi logika IIF yang sering digunakan di dalam pengambilan keputusan ada 2 (dua) fungsi, yaitu fungsi logika IIF Tunggal dan IIF Majemuk. a. Fungsi Logika IIF Tunggal

Fungsi logika IIF Tunggal digunakan untuk menyelesaikan suatu ekspresi logika yang mengandung beberapa perintah. Bentuk umum penulisan Fungsi Logika IIF Tunggal :

IIF(Ekspresi Logika, Perintah-1,Perintah-2)

Artinya jika ekspresi logika bernilai BENAR, maka Perintah-1 yang akan dilaksanakan. Namun jika ekspresi logika bernilai SALAH, maka Perintah-2 yang akan dilaksanakan.

Contoh Kasus Fungsi Logika IF Tunggal :

Tambahkan field BONUS, jika jumlah UNIT>=15, maka BONUS = Honda Vario, sedangkan jika jumlah UNIT

Rumusnya adalah :

BONUS : IIF([UNIT]>=15,”Honda Vario”,”Sepeda Gunung”)

atau rumusnya terbalik yang lebih kecil yang diuji.

BONUS : IIF([UNIT]<15,”Honda Vario”,”Sepeda Gunung”)

Penulisan pada jendela QBE seperti berikut :

Jika ditampilkan hasilnya seperti berikut :

b. Fungsi Logika IIF Majemuk (IIF Nested)

Fungsi logika IIF Majemuk artinya di dalam fungsi logika IIF dimungkinkan untuk memasukkan fungsi logika IIF lagi. Hal ini bisa terjadi apabila alternatif pemecahan yang ditawarkan lebih dari dua.

Bentuk umum penulisan Fungsi Logika IIF Majemuk.

IIF(Ekspresi Logika-1, Perintah-1,IIF(Ekspresi Logika-2,Perintah-2, … …… ,IIF(Ekspresi Logika-n, Perintah-xn,yn)))

Contoh kasus Fungsi IIF Majemuk :

Isilah kolom DISCOUNT dengan ketentuan sebagai berikut :

Ø  Jika TOTAL HARGA >=2.500.000.000 (di atas = 2.5 M), maka DISCOUNT = 20% dari TOTAL HARGA

Ø  Jika TOTAL HARGA >= 2.000.000.000 (di atas = 2 M), maka DISCOUNT = 15% dari TOTAL HARGA.

Ø  Jika TOTAL HARGA >= 1.500.000.000 (di atas 1.5 M), maka DISCOUNT = 10% dari TOTAL HARGA.

Ø  Jika TOTAL HARGA >= 1.000.000.000 (di atas 1 M), maka DISCOUNT = 5% dari TOTAL HARGA.

Ø  Jika TOTAL HARGA < 1.000.000.000 (di bawah 1 M), maka DISCOUNT = 0

Rumusnya adalah :

DISCOUNT :

IIf([TOTAL HARGA]>=2500000000,0.2,IIf([TOTAL HARGA]>=2000000000,0.15, IIf([TOTAL HARGA]>=1500000000,0.1,IIf([TOTAL HARGA]>=1000000000,0.05,0))))*[TOTAL HARGA]

Jika ditampilkan hasilnya seperti berikut :

3.        Fungsi String

Fungsi Teks (String) yang sering disebut sebagai fungsi karakter memuat fungsifungsi yang dapat digunakan untuk mengoperasikan data yang berjenis karakter. Teks dapat berupa huruf (alphabetic), angka (numeric), gabungan antara huruf dan angka (alphanumeric), serta karakter-karakter khusus.

Di dalam penulisan formula, setiap data yang berupa teks, harus diapit dengan tanda petik (“). Pada umumnya fungsi string/teks digunakan untuk melengkapi fungsifungsi lain seperti fungsi logika (kombinasi fungsi logika IIF dengan string). Sebenarnya fungsi-fungsi string banyak sekali, namun yang sering digunakan pada Microsoft Access di antaranya yaitu fungsi Left, Right dan Mid.

ü Fungsi Left

Fungsi Left digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kiri sebanyak karakter yang diinginkan.

Bentuk umum penulisan Fungsi Left :

LEFT([Nama_Field],Jumlah karakter)

Contoh rumus :

LEFT([NAMA MOBIL],3)

Dapat dilihat seperti gambar berikut :

Tampak hasilnya di layar akan muncul 3 karakter pertama yang diambil pada field Nama Mobil.

ü Fungsi Right

Fungsi Right digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kanan sebanyak karakter yang diinginkan.

Bentuk umum penulisan Fungsi Right :

RIGHT([Nama_Field],Jumlah karakter)

Contoh rumus :

RIGHT([NAMA MOBIL],3)

Dapat dilihat seperti gambar berikut :

Tampak hasilnya di layar akan muncul 3 karakter terakhir yang diambil pada field Nama Mobil.

ü Fungsi Mid

Fungsi MID digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks mulai dari kedudukan tertentu sebanyak karakter yang diinginkan.

                                Bentuk umum penulisan Fungsi Mid :

MID([Nama_Field],Kedudukan_Mulai,Jumlah karakter)

Contoh rumus :

MID([NAMA MOBIL],3,1)

Dapat dilihat seperti gambar berikut :

Tampak hasilnya di layar akan muncul satu karakter pada posisi karakter ketiga diambil dari field Nama Mobil.

4.        Kombinasi fungsi Logika IF dengan fungsi String (Left, Right, Mid)

Pemanfaatan fungsi String/Teks adalah fungsi Logika IF dan fungsi String. Artinya untuk memecahkan permasalahan diperlukan kombinasi atau gabungan antara fungsi logika IF dengan fungsi lainnya, misal fungsi string/teks.

Contoh kombinasi fungsi logika IF dengan Teks (LEFT, RIGHT, dan MID) pada rental DVD dan VCD.
Ø  Buatlah tabel sebagi berikut :

Ø  Kemudian isikan datanya seperti berikut :

Ø  Buat File Query dengan nama QUERY RENTAL, seperti berikut :

Ketentuan :

Ø  Tambahkan field JENIS FILM pada kolom ketiga dengan ketentuan, diambil karakter terakhir dari Kode, jika :

o  Kode = D, maka Jenis Film = DVD

o  Kode = V, maka Jenis Film = VCD

Rumusnya :

JENIS FILM : IIf(Right([KODE],1)="V","VCD","DVD")

Hasilnya seperti berikut :

Ø  Tambahkan field KATEGORI FILM pada kolom ketiga dengan ketentuan, diambil 1 karakter dari Kode, jika :

oKode = A, maka Kategori Film = ACTION

oKode = C, maka Kategori Film = CARTOON

oKode = D, maka Kategori Film = DRAMA

oKode = K, maka Kategori Film = KOMED

Rumusnya :

KATEGORI FILM : IIf(Mid([KODE],4,1)="A","ACTION",IIf(Mid([KODE],4,1)="C","CARTOON",  IIf(Mid([KODE],4,1)="D","DRAMA","KOMEDI")))

                               

Hasilnya seperti berikut :

Ø  Tambahkan field TAHUN BELI pada kolom kelima dengan ketentuan, diambil 2 karakter dari Kode, jika :

o     Kode  = 10, maka Tahun Beli = 2010

o     Kode  = 11, maka Tahun Beli = 2011

o     Kode  = 12, maka Tahun Beli = 2012

Rumusnya :

TAHUN BELI : IIf(Left([KODE],2)="10",2010,IIf(Left([KODE],2)="11",2011,2012))

Hasilnya seperti berikut :

               

5.        Menghitung Total dalam Query

Salah satu kelebihan Access, adalah pada objek query Anda dapat menghitung Total (Sum, Avg, Max, Min, dan lain sebagainya), dengan langkah sebagai berikut :  

Ø  Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View

Ø  Pada group Records, klik ∑Totals, hingga muncul di bawah baris New, muncul Totals.

Ø  Pilih field mana yang akan Anda jumlahkan, misal HARGA.

Ø  Pada tombol pilihan muncul fungsi yang ingin Anda hitung, misal SUM. Maka secara otomatis field HARGA akan dijumlahkan. Untuk menjumlahkan field-field yang lainnya, klik tombol pilihan lalu pilih fungsi Sum. 

6.        Membuat Kriteria pada Kalkulasi Total

Dalam membuat kriteria pada kalkulasi total maka Total harus masih aktif. Misal : Jumlahkan semua kendaraan yang NAMA MOBIL-nya adalah AVANZA atau XENIA

Caranya adalah sebagai berikut :

ü  Tampilan harus dalam keadaan Design View

ü  Pada baris Criteria, kolom field NAMA MOBIL, ketikkan AVANZA, sedangkan pada baris Or, kolom field NAMA MOBIL, ketikkan JAZZ. 

Jika ditampilkan, maka hasilnya akan tampak seperti berikut :

DAFTAR PUSTAKA

Anonim, 2015. https://stmikdb.files.wordpress.com/2015/12/4-mengolah-query.pdf Mengolah Query. (online). Diakses pada 30 Mei 2016

Siana, 2014. http://www.apapengertianahli.com/2014/10/pengertian-query-dan-sql.html. (online). Diakses pada 30 Mei 2016